Når brugerne har adgang til et omfattende digitalt plejeværktøj, betyder det ikke, at ens organisation er i stand til at få udbytte af investeringen.
At installere er blot første skridt mod ”at blive digitale”. Det er først, når ens organisation har lært det nye system og de medfølgende arbejdsgange at kende, at man påbegynder realiseringen af de gevinster, som indkøbet blev foretaget med henblik på. Mange leverandører tilbyder kun online manualer og instruktioner til deres kunder. Det skaber en række udfordringer, da man efterlader brugerne til selv at finde ud af, hvordan de bedst kommer i gang. Hvad gør man, hvis manualerne er svære at forstå? Hvordan ved leverandøren, hvor digital kundens organisation er? Det korte svar er, at et digitalt planlægningsværktøj kun vil skabe de fordele, der blev lovet i købsprocessen, hvis der foregår en egentlig implementering.
Uanset hvor grundige manualer, er der værdi i ansigt-til-ansigt introduktioner og forklaringer, som er med til at anspore den nye måde at arbejde på. Derudover er leverandøren ofte en nøgle i rådgivningen omkring, hvordan forskellige organisationer kan udnytte systemet – fagligt og individuelt. Det kan være en skræmmende forandring at blive digitale. En helt normal frygt er, at man misser noget eller ikke kan finde ud af at bruge det digitale værktøj. For at undgå dette er det nødvendigt, at man ikke blot installerer systemet, men fokuserer på at implementere det i bund i organisationen. I den sammenhæng kan online manualer være et rigtig godt supplement til personlig og faglig implementering, men en ringe erstatning for det.
Som nævnt, kan vigtigheden af dialog og samarbejde ikke undervurderes. Udover at vise den menneskelige side af leverandøren, sender den også kunden en besked om, at man ikke er overladt til sig selv. Mange leverandører anlægger en traditionel kunde-leverandør-tilgang og sigter efter at sælge så meget som muligt, med så lidt forpligtelse som muligt. Andre leverandører har en anden tilgang, hvor man anser det som fælles interesse og ansvar, at løsningen fungerer optimalt.
Her anerkendes vigtigheden af, at personalet tager teknologien til sig, eftersom det er deresarbejdsstrukturer, der ændres med digitaliseringen. Hvis leverandøren ikke ønsker at investere tid i at forstå personalets tvivl og betænkeligheder, hvordan kan man så forvente, at den lokale ledelse bliver i stand til at igangsætte arbejdet med den nye teknologi?
Der findes ingen garanti for, at de digitale løsninger falder i alles smag. Stærkt og dedikeret lederskab er et must for at være i stand til at adressere ”what’s in it for me” hos den enkelte medarbejder – kort sagt hvad man får ud af at arbejde digitalt. Før dette, er det nødvendigt at klargøre, hvorfor man valgte at investere i et digitalt planlægningsværktøj til at begynde med. Er det et resultat af en brændende platform? Eller et ønske om at blive endnu bedre?
Når man er klar over den bagvedliggende motivation, er man ofte bedre klædt på til selve anvendelsen. At personalet kender deres rolle og ved, hvad der forventes af dem i forhold til det nye system. Skal alle være superbrugere? Eller er det en kombination af superbrugere og almindelige brugere? Hvem står for oplæring? Det er spørgsmål som leverandøren bør besvare, og for at være i stand til det, være tilstede hos kunden.
Hvis man skaber ambassadører, vil man øge chancerne for, at personalet omfavner teknologien i hverdagen. Men at skabe ambassadører sker over tid, hvilket de færreste leverandører er villige til at investere i. Netop derfor er det vigtigt, at man rent faktisk bekymrer sig om, at løsningen fungerer og den bedste måde at vurdere dette på, er ved at kigge på graden af service og træning, leverandøren tilbyder.
Når en løsning, som har med planlægning og kommunikation at gøre, er fuldt ud implementeret, og alle er trygge, er det vigtigt at afsætte tid og plads til, at brugerne kan reflektere over deres brug af værktøjet. Derved tillader man, at der lokalt opstår en udvikling omkring brugen af værktøjet. Det sikrer, at gevinsterne der blev identificeret i business casen, bliver realiseret. Brugernes refleksion er dog kun mulig, såfremt værktøjet er implementeret og ikke blot installeret.
Når alt kommer til alt, betyder det smarte design ingenting, hvis løsningen ikke anvendes. Det skal give mening for brugerne. Innovation handler om mennesker. Mennesker der dedikerer deres liv til at udøve pleje. Ikke på grund af fancy teknologi, men fordi de ønsker at gøre en forskel for andre. Når man indkøber en digital løsning, er det vores holdning, at fokus bør være på de løsninger, der gør din organisation i stand til at skabe omsorg, og ikke blive en hæmsko for samme.
Sekoia
