Dokumentation og registrering af ydelser optager mange ressourcer på plejehjem og bosteder. I takt med at de lovmæssige krav til dokumentation er steget, er den medfølgende arbejdsbyrde også steget. Realiteten i plejesektoren i dag er, at der bliver brugt 4 gange så meget tid på dokumentation end i 2005 (TV2). På trods af at intentionen bag de skærpede krav er at sikre bedre pleje til beboerne, så er faktum, at personalet aldrig har haft mindre tid til at yde omsorg.
Dokumentationskravene er udstukket fra den offentlige myndigheds side, så dette er ikke en diskussion om, hvad der skal dokumenteres, men snarere hvordan man dokumenterer. I vores optik er der to hovedformål med at dokumentere.
Det første hovedformål bunder i at have med skrøbelige borgere at gøre. Vi skal vise, at vi har gennemgået de rette faglige hensyn og vurderinger. Her bidrager dokumentationen til kvalitetsudvikling; til at sikre borgerens retssikkerhed og ensartethed i service. Systemerne der dokumenteres i, er udtænkt til borgernes virkelighed og til hvad de skal bruge. Det egentlige formål er derfor at sikre et højt niveau af kvalitet og indhold, som den enkelte borger modtager. I bedste fald afspejlet i dokumentationen.
Det andet hovedformål har at gøre med skabelsen af next practice og så er det ikke ligegyldigt, hvordan der dokumenteres. Det er nødvendigt, at man er i stand til hurtigt og ukompliceret at trække information frem, så man kan yde en faglig indsats, der bygger på kollegernes og stedets tidligere erfaringer. Her bidrager dokumentationen til at skabe overblik over den enkelte borger, således at man nemt kan dele og videregive de seneste informationer om borgeren og yde den bedste pleje.
Når dokumentationen bruges aktivt i dagligdagen og understøtter hovedformålene for dokumentation, er der i mindre grad tale om en “sur dokumentationsopgave”. Hvis dokumentationen er med til at kommunikere effektivt til ens kolleger, er det muligt at forme dokumentationskravene til et værdifuldt værktøj snarere end en tidskrævende hæmsko.
Ved at have information i et digitaliseret format og lige ved hånden, bliver denne operationel. Når personalet har adgang til de seneste informationer om borgerne, kan de let og smertefrit videregive disse informationer til dem, der har gavn af, også i tilfælde af vikarer i huset. Dokumentation kan ændre karakter; fra at være en pligt til at blive kommunikation mellem kolleger. Når vi dette punkt, er det muligt at benytte dokumentationskravene proaktivt og skabe bedre pleje, i stedet for at føle et tidspres omkring den vigtigste opgave: borgerne.
Overgangen fra papirbaseret eller journal-dokumentation til digital kommunikation kan være en omvæltning. På mange plejecentre og bosteder findes en umiddelbar frygt for at digitalisere med begrundelsen; hvad nu hvis vi misser noget? Eller ikke kan finde den information, vi skal bruge? Realiteten er, at hvis man implementerer et dækkende sæt af digitale arbejdsprocesser, skabes et fornyet overblik for organisationen. Fordi den løbende dokumentation giver indblik i kollegaer og borgere, behøver vi ikke frygte for, at vi glemmer noget. Og derved går dokumentation over at bliver til kommunikation. Ikke gemt væk i notater, skemaer i skuffer eller papirdynger. Men forhåndenværende i plejesituationen.
Formålet er at flytte fokus tilbage på borgeren og lette dokumentationen med et intuitivt workflow (og interface), der på bedst tænkelige vis støtter op om personalets faglige arbejde. Netop sådan arbejder plejecentret Bertram Knudsens Have i Kolding.
Enkelte medarbejdere på Bertram Knudsens Have var bekymrede før introduktionen til deres nye digitale løsning. Hvad nu hvis man ikke kunne finde ud af det? Er alle informationer tilgængelige på skærmen?
Denne bekymring blev adresseret af ledelsen på plejecentret ved at medarbejderne hver fik tid til at komme ind i arbejdet med Sekoia. Hver 3. uge har man indført en uformel refleksion over det digitale værktøj. Og så er medarbejderne inddelt i brugere og superbrugere, som støttestruktur til arbejdet.
Ledelsen og personalet på Bertram Knudsens Have sætter regelmæssigt tid fra i en ellers travl hverdag til at diskutere, hvordan de kan blive endnu bedre til at arbejde digitalt. Og sikre de medfølgende gevinster. Fokus er med til at sikre en optimal anvendelse, hvorved den sure dokumentation bliver til værdifuld kommunikation for medarbejderne på Bertram Knudsens Have.
Sekoia
