Det er ikke noget nyt eller revolutionerende. Forskellen er bare, at skiftet fra en hovedsageligt papirbaseret drift og dokumentation til en digital ditto tillader opsamling, og dermed analyse, af data på et langt mere effektivt niveau. Slutmålet bør dog være det samme som altid. At levere de bedst tænkelige services til borgerne. I et fornuftigt arbejdsmiljø.
Vores forslag er at fokusere på, hvordan den tilgængelige information kan anvendes til at træffe gode beslutninger. Beslutninger som giver færre fejl. Og mere kvalitet i indsatsen. Modsat mavefornemmelser, synsninger og vaner, som ikke tager højde for, om planen stadig ER planen. Vi har undersøgt, hvordan man kan arbejde med data i omsorgsfagene.
Er man det ene eller det andet er for de fleste nok ret underordnet. Pointen er, at man støtter sig til den data og de informationer om borgerne, man hver dag samler ind. Før gemte disse sig mestendels i kalendere, skemaer og journalsystemer. Nu kan de være umiddelbart tilgængelige for de medarbejdere, der har brug for mere viden om fx en bestemt borger.
Dataunderstøttede beslutninger indebærer at lytte til flere kilder, før man per automatik træffer en beslutning. Man kan ikke forlade sig på data alene, og har måske brug for netop sin mavefornemmelse eller erfaring. Data kan her hjælpe til at udfordre eller træffe vigtige beslutninger. Ofte i pressede situationer.
For at blive datadreven skal man efter bogen i øvrigt have adgang til store mængder data. Det åbner for interessante perspektiver på tværs af fx en kommune, hvor man i næste bølge kan begynde at forudsige eller planlægge efter de mønstre, der tegner sig. Her fjerner vi os dog lidt fra den enkelte medarbejder og borger. Desto større en rolle, data spiller, desto mere tid bør man sætte af til analyse. Det kræver metoden.
Helt sikkert er det også, at resultaterne vil følge med. Kommer man først i gang med at udnytte den eksisterende data i organisationen, kan det gøre underværker. Planlægning, prognoser, behandling, bemanding og så videre. Alle emner som kan få gavn af dataanalyse.
Men er mere data nu også lig med bedre pleje og omsorg? Det findes der ingen garantier for. Her er et par af de emner, vi foreslår, man holder øjnene åbne for, skulle man overveje at gøre mere brug af data i kommunernes velfærdstilbud.
Data og statistik kan i princippet anvendes lettere tendentiøst. Derfor bør man nok ikke betragte data som noget definitivt. Eller tænke i at score topkarakterer i alle målepunkter. Det rækker vel med dem, som betyder mest? Derfor er det også mest retvisende, at ens datapunkter afspejler virksomhedens strategi. Som sandsynligvis inkluderer borgerne. Og hvor kommer medarbejderne ind i billedet? Når man har dette på plads, er det lettere at identificere målepunkterne.
Det er desuden sværere at måle på noget end på andet. Hvordan måler vi fx betydningen af en personlig samtale? Eller den ekstra tid til en ulykkelig pårørende? Data og de medfølgende målepunkter bør fungere som støtte for personalet. Og aldrig forhindre dem i at udføre deres arbejde.
I udvælgelsen af passende målepunkter for organisationen gælder det om ikke at miste balancen eller tabe missionen af syne.
Fokuserer man ensidigt på tallene, går de egentlige mål måske tabt. Realistiske målepunkter er derfor fast forankrede i de overordnede mål. Ofte oplever vi, at disse har at gøre med borgernes oplevede livskvalitet, en begrænset personaleomsætning og andre kerneområder af en kommunal omsorgsopgave. Bliver man overambitiøs eller ønsker at måle på for mange elementer, er vores oplevelse, at den føromtalte risiko for at stirre sig talblind vokser. Mens motivationen daler.
I løbet af en i forvejen travl hverdag kan det synes svært at finde tid og ressourcer til at få noget meningsfuldt ud af data. Kun forstærket af en måske manglende baggrund for at kaste sig ud i arbejdet. Organisationen mangler ofte også de rutiner og værktøjer, som er påkrævede for at komme i gang. Er det så for tidligt?
Dokumentationsopgaven i kommunerne er underlagt visse krav. Der er flere steder, man bliver afkrævet viden om indsatsen og de resultater, man skaber. Problemet har tidligere ofte været muligheden for at generere disse data. Rent faktisk at sikre input fra en kæde af kolleger. Og dernæst analysere på samme. Ofte udformet som prosa. De mange digitale løsninger, som præger sektoren i dag, kan imidlertid forventes at bidrage med et anderledes udbytte. Og en klart både sikrere og nemmere registrering af mål- og delmålsopfyldelse. Forvandlingen af information til anvendelig information er derfor tæt nok på til at påbegynde arbejdet. Og forberede organisationen på rejsen. Allerede nu ser vi uprøvede udbudsformer og kravsspecifikationer, der retter mere og mere fokus på lødig rapportering og informationsspor.
I Sekoia forsøger vi at følge med tiden. Og disse krav. Med de rette, lokale rutiner på plads, hvilket ofte allerede er tilfældet, forenkles opgaven tilmed. Ved at gå løs på driftsdata kan man hurtigt identificere organisationens styrker og svagheder. Det bliver muligt at dele best practice på tværs af lokationer og identificere forbedringspotentialer. En arbejdsmetode som i princippet minder om business inteligence.
Der findes nok nogle faldgruber, men disse må ses i sammenhæng med de umådelige potentialer. Ideelt set hjælper data til at gavne både borgere og medarbejdere. Ellers er der ingen grund til at igangsætte omstillingen.
Med data til rådighed bliver det i fremtiden måske muligt at forudse og forebygge plejen? I eksemplet med utilsigtede hændelser blev det nemmere at kortlægge årsagerne og dermed forebygge. Den metode bør kunne anvendes bredere ud i driften, de steder det giver mening for organisationen. Det er vores nuværende erfaring med og forventning til ”big data” inden for sundhed, pleje og omsorg.
En anden fordel ved at arbejde struktureret med dataindsamling er, at ens organisations rutiner bliver synliggjort. Det er især fordelagtigt, hvis man driver mere end et botilbud, plejecenter osv. og ønsker at videreføre arbejdsgange fra et sted til et andet. I stedet for at bygge denne overførsel på mavefornemmelser kan man basere den på data fra driften.
Men hvor skal man starte denne proces? Ifølge vores erfaringer fungerer disse 3 punkter som solidt fodfæste, hvis man ønsker at arbejde mere datadrevet:
Anvendelsen af data omkring driften; borgernes sundhed, medarbejdernes trivsel osv. er ikke en trend, der kun er relevant for et fåtal af brancher. Det vil fortsætte med blive mere og mere relevant – også i pleje og omsorgssektoren. Data har potentialet til at drive vores sektor fremad. Mod fremtidens plejecentre og bosteder.
Sekoia
