Forandringen bliver yderst sjældent forankret i hverdagen, hvis forandringen kun bliver håndteret i et top-down perspektiv. En større forandring kræver mere end det. For at sikre forankring af store ændringer, er det pinedød nødvendig at få medarbejderne med på forandringerne.
Et værktøj, ledelsen kan anvende, er superbrugere eller IT-kyndige. Vi foretrækker superbrugere, eftersom IT ikke er et kriterie for den digitale transformation.
I Sekoia har vi hjulpet mange organisationer med sådan et skifte, og vi finder brugen af superbrugere uundværlig i vores implementeringsforløb.
Begrebet superbruger er et populært begreb i IT- og softwarebranchen, men kan det også fungere i en kontekst som ældre- og socialområdet? Og mere vigtigt, bør det overhovedet være noget, vi bruger energi på?
En superbrugers vigtigste opgave er ikke at hjælpe til, hvis systemet pludselig driller. Det er snarere at drive den nye forandring på medarbejderniveauet. De er også interne eksperter i et givent system, så de vil også være i stand til at besvare mindre spørgsmål, så man slipper for at vente på, at leverandørens support vender tilbage.
Eksempelvis vil en superbruger i Sekoias system have forskellige rettigheder end normale medarbejdere. Helt konkret kan det betyde, superbrugere er i stand til at varetage mere komplekse opgaver i systemet end andre.
Måske kan det virke fuldstændig urealistisk at udvælge en medarbejder, der både kan drive en forandring på medarbejderniveau samt have flair for IT. Sådan en blanding af kompetencer kan virke som komplet utopi at finde.
Men ud fra vores erfaringer kan de fleste blive superbrugere. Vi har prøvet at identificere nogle af de kvaliteter, som superbrugeren besidder – og det er ikke urealistiske superkræfter.
Superbrugere behøver ikke at være IT-kyndige. Så længe de er åbensindede og villig til at tage ansvar for at kommunikere og hjælpe kollegerne. Det vigtigste er, at alle ved hvorfor og hvordan tingene bliver gjort.
Superbrugerne er foregangsfolk, der leder ved eksempel og er i stand til at engagere deres kolleger til at deltage aktivt. Det resulterer i, at hele organisationen kan tilpasse sig forandringen sammen.
“Aces in places” handler om at finde ud af, hvor folk excellerer, og derefter lade dem gøre mere af det. Derved viser de indirekte deres kolleger, hvordan best practice fungerer. Det kræver en smule struktur at skabe sådan en arbejdskultur, men det er hele indsatsen værd.
Superbrugere og ledere er fælles om at lede den digitale forandring i organisationen. De planter frøene og gror disse naturligt, mens de motiverer ved at dele information angående ”hvordan og hvorfor”. Denne bottom-up tilgang hjælper til at reducere den usikkerhed, der utvivlsomt vil opstå i forbindelse med implementeringen. Hvis organisationen har engagerede og dedikerede superbrugere til rådighed, vil overgangen til et betroet arbejdsredskab ske mere smertefrit.
Når man inkluderer de ansatte i organisationens rejse mod at blive papirløse, sikrer man samtidig, at årsagen til forandringen bliver italesat. Dette skaber antageligvis en større forståelse blandt personalet, hvis nogle af deres arbejdsopgaver også ændres. Derfor er det vigtigt, at alle forstår præcis, hvordan den nye teknologi kan hjælpe med at forenkle deres arbejde og løse vitale, borgernære udfordringer.
Når du skal udvælge potentielle superbrugere, skal du også undgå at vælge ”de sædvanlige”. Dem der altid enten melder sig frivilligt eller allerede har en masse ekstra ansvar. I stedet kan det være en mulighed for andre medarbejdere til at tage ansvar i en ny kontekst. Nogle vil helt sikkert udvikle sig markant af det nye ansvar – også selvom de måske ikke engang vidste, de havde lyst til at være en superbruger.
Intensiteten og omfanget af superbrugertræningen afhænger naturligvis af hvilket system, der skal oplæres i. Hvis systemet er intuitivt, vil det kræve mindre tid, end hvis det er et dårligt designet system. Nedenfor har vi listet de 3 mest succesfulde måder at skabe superbrugere ifølge vores erfaringer:
At arbejde i den her sektor er hektisk for at sige det mildt. Ikke desto mindre kræver det fordybelse at sætte sig ind i et helt nyt system – uanset hvor intuitivt det end måtte være. Samtidigt skal superbrugerne arbejde i det ”rigtige” system med rigtig data. Når konteksten ikke er fiktionel, er superbrugerne mere tilbøjelig til at tage ejerskab over produktet., Sidst, men ikke mindst, er det vigtigt at starte med at høste frugterne af superbrugertræningen så hurtigt som muligt. Det giver ingen værdi, hvis man lærer alle de små detaljer ved et system, men så først skal tage systemet i brug måneder efter – Så starter man alligevel fra 0.
Hvis man ser tilbage på vores identificerede karakteristika af en superbruger, er det tydeligt det ikke er ”hard skills”, som teknologisk viden, der er i højsædet. Selvom man måske skulle tro, det ville være en fordel, er det ikke det vigtigste som superbruger. Vi har fundet det langt vigtigere, at de potentielle superbrugere har stærke ”soft skills” såsom en positiv attitude, tålmodighed og åbenhed for at lære nyt.
Sekoia
