6 skridt din organisation gennemgår, når du skal digitalisere

Devices

Implementering af digitale velfærdsteknologier

I omsorgssektoren anser mange det for en svært overkommelig opgave at sende nye værktøjer ud i medarbejderes hænder – især hvis værktøjet er digitalt og fordrer en fundamental ændring af arbejdsgange. Paradoksalt går kritikken ofte på, at oplevelsen er direkte modsat ønsket om forbedret kvalitet, med færre ressourcer til rådighed. Så i stedet for at gøre hverdagen lettere, lægges endnu flere, potentielt frustrerende, arbejdsopgaver til en presset arbejdsdag. Svaret må derfor være, at der kræves dedikerede indsatser for at indoptage nye velfærdsteknologier, hvad end det er i ældreplejen eller på kommunale bosteder.

Ud over et solidt strategisk afsæt og mål med indsatsen, er det nødvendigt at have en implementeringsplan, så man har overblik over de forskellige faser, man gennemgår i forbindelse med introduktionen af nye teknologier. Men hvilke faser er der egentlig tale om?

Vi har samlet de 6 faser, vores erfaring siger os, er til grund for en succesfuld implementering af digitale velfærdsteknologier:

1. Teknisk afklaring

Da nye digitale værktøjer per natur inkluderer ny software, og til tider hardware, er det vigtigt for projektets succes, at det tekniske aspekt er på plads, før medarbejderne rigtigt involveres. Det kan eksempelvis være installering af netværk, krav til datasikkerhed og afklaring af andre tekniske spørgsmål. Dette stadie kan måske synes banalt, men ikke desto mindre har det afgørende betydning.

2. Projektstart & Ledelsesmøde

Når der er styr på gearet, er det nemmere at planlægge selve forløbet. Det vil sige at sætte en tidsramme for implementeringen, definere deltagere på alle niveauer i organisationen, samt afklare eventuelle praktiske spørgsmål. Denne proces involverer som udgangspunkt kun lederen af projektet og leverandøren af teknologien.

Hvis et digitalt projekt skal lykkes, er det nødvendigt at have fuld support fra dem, der skal stå på ølkassen. Derfor er det vigtigt at forventningsafstemme og tydeliggøre ledernes rolle og udbytte i implementeringen. Hvis ledelsen ikke støtter helhjertet op om de nye arbejdsgange, hvordan kan medarbejderne så gøre det? Det er også i denne fase succeskriterierne for projektet defineres. Disse bliver gennem processen et vigtigt anker for ledelsen i at drive forandringerne sikkert i havn.

3. Kick-off

Det er først i tredje fase, at medarbejderne introduceres for deres nye digitale værktøj. I denne fase er det vigtigste aspekt at understrege de fordele, teknologien vil have på deres hverdag.

Kort sagt, hvad får de ud af at være med?

Ydermere er det vigtigt at afsætte tid og ressourcer til at besvare de spørgsmål, medarbejderne måtte have om anvendelse af teknologien. Det primære fokus er således ”Hvorfor” denne ændring, og sekundært en kort intro til de funktionelle og praktiske følger; altså ”Hvordan”.

4. Superbrugertræning

Ikke nok med, at alle medarbejdere bør føle sig trygge med de ventede forandringer. Det er også nødvendigt at uddanne ambassadører, eller superbrugere, for teknologien og de nye arbejdsgange. Det viser sig at have en positiv indflydelse på succesgraden af implementeringen. Når en gruppe af medarbejdere virkelig forstår og tror på forandringen, ligefrem er eksperter i at anvende løsningen, har det en sikker og afsmittende effekt på resten af kollegerne.

En typisk faldgrube for digitale løsninger er ofte, at ingen tager ansvar for det samlede projekt. Ved at skabe superbrugere sikrer du, at der vil være opbakning blandt medarbejderne, og derved får implementeringen de bedste odds for overlevelse – sammen med en dedikeret og fokuseret ledelse.

Få dine medarbejdere med ombord inden du bliver digital. Det er i enhver virksomheds interesse at være proaktiv og inddrage medarbejderne for at sikre, at de har de nødvendige færdigheder samt viljen til at tilpasse sig de mange nye tiltag virksomheden fremadrettet skal implementere, som følge af digitaliseringsprocessen.
Dansk HR

5. Superbruger arbejde

Det er én ting at modtage superbrugerundervisning. En helt anden er at overføre undervisningen til i praksis. Ved at tillade superbrugerne at arbejde med teknologien, vil de langsomt blive fortrolige med den.

Find et godt sted at starte, fx omkring noget mindre ’farligt’ og giv så grønt lys til at øve, fejle og opbygge kompetencer. Jo hurtigere brugerne lærer at svømme, desto længere kommer de per svømmetag. Og de første resultater skaber mod på mere. Ligesom træning skaber ro i den foranderlige tid, der er i vente for organisationen.

6. Medarbejdertræning & Go-Live

Det er ikke nok at have dedikerede superbrugere. Alle medarbejdere skal helst føle sig så motiverede og trygge som overhovedet muligt. Sørg for at bruge rigeligt med tid på ”Hvorfor”. Det er her, I sikrer retning og fællesskab i forhold til implementeringen. Mange projekter fejler, fordi medarbejderne ikke er overbeviste om de fordele, som velfærdsteknologien kan skabe. Medarbejderne er de primære brugere, så derfor må betydningen af denne fase ikke undervurderes. Med indflydelsesrige og kompetente superbrugere, forløber denne proces dog ofte gnidningsløst.

Få 5 gode råd til forankring og skalering af digitale løsninger her. 

Opfølgning & Evaluering

Det er enormt vigtigt at holde et vågent øje med, hvordan medarbejderne arbejder med teknologien – især hvis den har en stor indflydelse på deres hverdag. Man skal ikke anse implementeringen som ovre, bare fordi teknologien er sat i spil. Det er vigtigt at monitorere og følge op på effekten af den. Her spiller ledelsen og superbrugerne en nøglerolle i at afstemme forventninger til målet og stikke rammer ud for korrekt praksis i de nye arbejdsgange. Ellers er det nemlig at IT-katastroferne kan forekomme, men så længe man forholder sig aktivt til sin benyttelse af redskabet, bør risikoen være minimal.

Vores erfaring er, at implementering af velfærdsteknologi er en øvelse i forandringsledelse, som kræver stærke indsatser på flere fronter, herunder:
  • At skabe forståelse for målet
  • At involvere alle interessenter så der arbejdes mod de samme mål
  • At udforme og eksekvere en fast handlingsplan for implementeringen
  • At skabe superbrugere blandt medarbejderne
  • At allokere tid og ressourcer til opfølgning med medarbejderne