Fællesbo og Sekoia har arbejdet sammen siden juni 2019. Før Sekoia var hverdagen præget af meget administrationstid. Dokumentationen blev skrevet som prosa tekst – ofte på papir. Det gav megen tid på kontoret, ofte brugt på at lede efter information i papirmapper. Der var ingen fast struktur for, hvordan man skulle dokumentere. Leder på Fællesbo, Peter Ladekarl Hansen, uddyber:
”Før var det mappestruktur, og nu er alt information samlet et sted. Tilgængeligt ved den enkelte borger i stedet for inde på kontoret.”
Når nye medarbejdere skulle introduceres til arbejdet på Fællesbo, fik de en stor papirmappe med instruktioner. En mappe der på de bedste dage måske blev åbnet en gang. Vidensdeling var ikke nemt. Er ”bad” den samme opgave hos Tobias, som det er ved Jonas? Eller kræver det ene bad en specifik rutine? Før var det ikke klart, men det er det blevet med Sekoia.
Sekoia har skabt en struktur for både personale og borgere. En struktur der er nødvendig for at skabe tryghed og forudsigelighed i hverdagen. Sekoia dikterer dog langt fra hverdagen på bostedet. Peter pointerer løbende, hvor vigtigt det er, at der skal være plads til at være sig selv på Fællesbo. Plads til at holde det menneskelige aspekt.
Sekoia er kun vejledninger. Et redskab der bl.a. kan bruges til at skabe tydelighed på pædagogikken. Med opgavebeskrivelser så detaljeret, man ønsker. Helt ned på hvert enkelt borger. Det gør støtten både personlig og struktureret.
Sekoia er et alsidigt redskab. Fællesbo bruger det til alt fra praktiske gøremål som at gøre køleskabet rent til at dokumentere, de har fulgt Corona-retningslinjer som udluftning osv.
Sekoia er det eneste system, Fællesbo bruger til deres dokumentation. Og den primære dokumentation er blevet rykket fra kontoret ud til borgeren. Desuden bliver Sekoia brugt til at inddrage borgeren i deres egen dokumentation. De er med til at kvittere for opgaver, der bliver udført hos dem. Det gør det nemmere at samle evidens på arbejdet på Fællesbo.
”Vi har en borger, hvor humøret er meget svingende, og forældrene er kede af, hun altid er i dårligt humør. Nu kan vi lave et skema, hvor vi registrerer hendes humør. Nu kan vi bevise, at hun rent faktisk sjældent er sur. Både for tilsyn og forældre.”
Den øgede mængde af evidens betyder, man kan bevise præcis, hvordan der bliver arbejdet med borgerens delmål. Information der er lettilgængeligt i systemet hvis tilsyn, sagsbehandler eller forældre skulle efterspørge den.
Man skal gerne se fremskridt for borgeren. Men hvornår er der fremskridt? Er det når man føler, borgeren er blevet bedre? Eller når man kan bevise sort på hvidt, hvordan borgeren har nået sine delmål? Med Sekoia er den data tilgængelig, så man har et empirisk og objektivt grundlag for at sige, at en Tobias har gjort fremskridt. Eller hvorfor han ikke er så langt, som man forventede.
I en ideel verden dokumenterer man ikke kun for evidens. Men også for at kunne reflektere over måden man gør tingene på i dag. Netop det gør Fællesbo. Det giver grobund for faglige diskussioner.
Eksempelvis bliver borgerens opgaver planlagt i et tidsinterval i Sekoia. Hvis opgaven ikke bliver vinget af rettidigt, gælder det om at finde årsagen. Ikke fordi det skal bruges som medarbejderkontrol. Men fordi det kan føre til en bedre hverdag og bedre resultater. Skal vi kigge på, hvorfor opgaven ligger, hvor den gør? Eller skal personaleressourcerne prioriteres anderledes?
Vi spurgte også Peter om, hvad hans råd ville være til botilbud, der overvejer om et redskab som Sekoia er noget for dem:
”Man skal have tid til at implementere det. Hav tålmodighed og forvent ikke, du kan bruge det hele på en gang. Til gengæld giver det dig den røde tråd mellem delmål og bestilling til dokumentation ude hos borgeren. En bestilling skal ikke bare laves, når sagsbehandleren er der, men skal være undervejs hele tiden.”
Sekoia
